Una gran empresa en Chile tenía contratos de tercerización de servicios y arriendo de equipos con un gasto anual superior a 20 millones de dólares, logrados a través de procesos de licitación competitiva. Al llegar el momento de renovación de estos contratos, planteamos la posibilidad de un proceso distinto a la habitual licitación. Aplicando la metodología “Should Cost”, los ayudamos a identificar una rebaja de más del 30% del costo total y capturar gran parte de ésta, a través de la revisión de la demanda y negociación de precios.

Uno podría pensar que, frente a un mercado competitivo con varios proveedores, una licitación debería permitir alcanzar el mejor precio para el comprador, sin embargo, la aplicación de la metodología Should Cost logra mejorar tanto la definición de la necesidad como el precio final, con un efecto sustancial en el costo total para la empresa.

En este artículo explicamos cómo funciona y compartimos nuestra experiencia exitosa.

¿Qué es la Metodología “Should Cost”?

La metodología “Should Cost” es un enfoque analítico utilizado para estimar el costo que debería tener un producto o servicio, considerando todos los componentes del costo, desde los materiales y la mano de obra hasta los costos indirectos. Este enfoque no solo permite a las empresas identificar áreas donde pueden ahorrar costos, sino que también proporciona una base sólida para negociar con proveedores.

Para implementar de manera efectiva la metodología “Should Cost”, es crucial centrarse en dos componentes claves: el desglose de costos y el benchmarking. El desglose de costos asegura que se consideren todos los elementos que impactan el precio final, mientras que el benchmarking permite comparar estos costos con estándares del mercado, garantizando competitividad y eficiencia.

¿Cómo se realiza el desglose de costos?

Desglosar los costos de manera detallada es fundamental para una estimación precisa. Es esencial considerar todos los costos involucrados, incluyendo materiales, mano de obra, costos indirectos como gastos generales y oficinas, y cualquier otro gasto en el que incurra el proveedor. Para la mano de obra, no debemos limitarnos al sueldo base, sino calcular el costo empresa completo, que incluye beneficios, seguros y otros costos laborales. Además, es importante incluir una utilidad razonable para los proveedores, asegurando un enfoque de win-win que fomente relaciones sostenibles y justas.

¿Qué benchmarking se necesita para un buen Should Cost?

Realizar un benchmarking efectivo implica buscar referencias comparables a nivel industrial para cada ítem de costo. Para los sueldos, es recomendable utilizar estudios de mercado que muestren los rangos salariales por industria. En cuanto a materiales y maquinarias, las cotizaciones de proveedores reales proporcionan la base más confiable para la comparación. Es crucial incluir todos los costos asociados, como el costo de financiamiento, para obtener una visión completa y realista de los costos comparativos.

En uno de nuestros últimos proyectos, analizamos el arriendo de maquinaria pesada para una operación minera. Luego de un detallado análisis de “Should Cost”, se realizó una licitación abierta donde más de 10 oferentes participaron. Usando como base el “should cost”, pudimos apoyar al equipo de contratos en revisar en detalle cada una de las ofertas y luego negociar. Descubrimos que una de las mayores diferencias tenía que ver con la tasa de financiamiento y el valor residual de las maquinarias que usaban los distintos oferentes. Estos son conceptos que usualmente no están explícitos en las ofertas, pero como teníamos una buena investigación de los costos del mercado, pudimos identificar que eran estas categorías las que generaban las mayores diferencias. Gracias a esto, la negociación del equipo de contratos fue más fluida, ya que se centró en estos dos puntos, y los oferentes pudieron ajustar sus supuestos para lograr la mejor oferta posible, que en todo momento debía ser beneficiosa para ambas partes. El resultado fue una rebaja cercana al 15% entre la primera oferta y la final.

La metodología “Should Cost” es una de las varias herramientas del sourcing estratégico con las que trabajamos en Montblanc y que permiten a las empresas estimar de manera precisa y justa los costos de producción, proporcionando una base sólida para la negociación con proveedores y la optimización de costos.

Los principios expuestos aquí de la metodología “Should Cost” se pueden extrapolar al desarrollo de un presupuesto base cero, permitiendo a las empresas buscar mejoras de costos más allá de los proveedores. Esta metodología no solo optimiza los costos en contratos existentes, sino que también proporciona una base sólida para la planificación financiera y la gestión de recursos en toda la organización.