¿Qué tienen que ver marcas en piedras con decisiones de negocios? Desde 1831 hasta 1993, los agrimensores británicos utilizaron símbolos esculpidos en piedra, como el de la foto, para marcar alturas y distancias topográficas en todo el país. Estos puntos de referencia, conocidos como “benchmarks”, resultaban fundamentales para medir, planificar y construir infraestructuras vitales como rutas y vías férreas, lo que contribuyó al desarrollo acelerado del Reino y su liderazgo mundial en los siglos XIX y XX.

Hoy en día, los “benchmarks” se han extrapolado al ámbito empresarial, con un papel crucial en la identificación de brechas de rendimiento, la fijación de metas y la priorización de mejoras y en general la toma de decisiones. Por ejemplo, permiten evaluar si los costos de producción o los precios de los servicios de una empresa están en un nivel adecuado. Incluso para las empresas líderes en su industria, sirven para saber en qué aspectos del negocio están a la vanguardia y priorizar las áreas para enfocar sus siguientes esfuerzos de mejora.

En la industria minera – la del cobre, oro o carbón, por ejemplo – varias firmas publican los costos de producción de muchas operaciones y establecen curvas donde el productor de menor costo por tonelada establece “la marca”, el benchmark.

A la vez, esta herramienta padece de los males de su propio éxito: se usa para tomar decisiones alejadas del propósito original.  Por ejemplo, un benchmark de gastos de “SG&A” (una línea del Estado de Resultados resumido) entre empresas de una misma industria, que se usaría sin otro análisis para reducir la dotación administrativa… sin saber si el concepto del SG&A es precisamente el mismo en todas las empresas.  Algunas incluyen gastos en SG&A que otras contabilizan en el costo operacional, algunas incluyen gastos de comercio exterior que otras consideran como descuentos a los ingresos y facturan menos.  Con lo atractivo de esta herramienta, la tentación de caer en un despropósito del uso de benchmark es alta.

En Montblanc, también utilizamos “benchmarks” como una herramienta para ayudar a diagnosticar diversos aspectos del negocio y establecer metas de mejora. No obstante, nos resulta crucial comprender que el “benchmark” es solo una de las herramientas disponibles en un conjunto más amplio, que incluye el entendimiento de las necesidades del cliente, la revisión de prácticas, el mapeo de procesos, la medición de la efectividad de la estructura, entre otros.

Entonces, aquí proponemos algunas buenas prácticas para aprovechar al máximo esta valiosa herramienta de análisis:

1. Establecer claramente el propósito del benchmark: ¿Para qué decisión sirve? Es importante utilizar el “benchmark” para el propósito específico para el cual fue diseñado. Diferentes tipos de “benchmarks” tienen objetivos y alcances distintos.
2. Elegir la medición y ámbito de comparación coherentes con la decisión a tomar: Un “benchmark” mal definido puede conducir a errores significativos. Por ejemplo, al comparar costos de producción de empresas salmoneras, es esencial considerar las diferencias en los procesos y prácticas que podrían afectar los resultados. Si bien los “benchmarks” también pueden aplicarse a aspectos cualitativos, es más efectivo traducirlos a mediciones cuantitativas para obtener una visión más clara de las brechas.
3. Asimilar los comparables “Ceteris paribus”: Para que un “benchmark” sea relevante, es fundamental comparar situaciones similares. No todas las empresas contabilizan sus ingresos y costos de la misma manera, por lo que es crucial analizar datos equivalentes para obtener conclusiones precisas.
4. Al analizar los resultados, buscar las razones de las diferencias: En benchmark de costos unitarios, analizamos las diferencias con preguntas sobre factores inherentes al negocio – por ejemplo, su tamaño/escala, o usuarios con exigencias distintas, factores sistémicos – otro ejemplo es su inversión reciente en automatización y factores operativos o la forma de organizar las personas del área. Esto nos ayuda a precisar el “porqué” de las diferencias entre una empresa y la otra
5. Combinar con otras mediciones: El “benchmark” es una herramienta poderosa, pero debe complementarse con otros análisis para tomar decisiones informadas. Al combinarlo con otros datos, se obtiene una visión más completa de la situación y se evitan decisiones erróneas.

Como firma, aplicamos estas mismas prácticas en un caso más amplio: invitamos regularmente a grandes empresas de la región, de varias industrias, a participar del mayor y más preciso benchmark de eficiencia de procesos de back-office.  Logramos separar ciertos factores de eficiencia y productividad, y cuantificar los efectos de economía de escala para ciertos procesos clave de back office como pago de remuneraciones, facturación a clientes o pago a proveedores.

En resumen, los “benchmarks” son herramientas útiles dentro del conjunto de análisis y definición de metas de mejora. Sin embargo, su correcto uso y combinación con otras mediciones son fundamentales para tomar decisiones informadas y maximizar su potencial en el ámbito empresarial.